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辦公室文化:做為一個菜鳥

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發表於 2008-10-29 15:47:57 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
 
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為個人安全起見,這篇文章將以最隱諱的方式撰寫。更重要的是,這是一篇比喻性的文章,也就是說,不反映筆者所在辦公室的情形,比較像是一種台灣辦公室生態觀察(雖然只及於周遭人),所以根筆者辦公室中所發生的事一點干係也沒,有的話,一定是巧合。

1.學習曲線與SOP

常常有人在提到辦公室時,第一個抱怨的就是:「明明都沒人教,卻要我馬上上手」,筆者聽了很多資深辦公室高手的說法,不外乎:「要自己觀察學習」、「沒有人會主動教你他花了很多精神學到的東西」、「你該不會誤以為你是菜鳥就每個人都要主動教你吧?這是錯誤且不積極的觀念」。

「自己努力學,可以展現你的積極性」,筆者身邊的菜鳥們也常常被這樣評論,不過筆者一直感到很奇怪的是,如果都沒有人要教,為什麼大家都會搶著罵?學習的層次有很多種,如果沒有前人的智慧(就是經驗啦),也沒有準則(SOP),那每一件事都是新的。

每一次處理新的事務都要給他好好的問一下,一步步問嗎?「誰有那麼多時間教你?」,參考過去檔案嗎?「喔∼今年的表格變了喔,不是這樣做的,你不知道嗎?重做來!!」,一邊問,一邊參考呢?「喔!你很煩呢,小事都處理不好,不是有資料了嗎?還問?」

不教而殺謂之虐!!同理可證,沒有SOP可以參考又來批評菜鳥做事落東落西可以謂之虐待。
(SOP還要是有效的,不要給過期的)其實我們能瞭解公司的困境,哪裡有時間(或金錢、人力與遠見)可以去做那些東西?哪裡有時間去派人教菜鳥?

不過,世間事就是這樣,你要二手學徒,我也想要二手學徒,那一手的誰來教?學校是絕對沒辦法為每一個中小企業量身定作畢業生的,所以公司理應要有教育訓練的單位不是嗎?給一點時間學習,讓他先瞭解基本的流程,並且帶他走一次,不應該是基本的訓練嗎?

目前這種情況之下,讓人感覺好像精神錯亂,菜鳥是要有「學徒」的觀察學習「不教之教」的精神,卻又要有超強超快速的吸收能力(學習曲線超級陡,就是極端的快速),這還真是完全相反的要求呢。

學徒制的重點是,藉由長時間的觀察學習,學徒可以將整個過程完整的記錄下來,並且產生屬於自己的SOP,這是一種以時間精鍊的學習方式。不過現代公司的要求是要「一教就會」、「快速上手」、「觸類旁通」且「不會遺漏」,這種要求,根本就是想要超人吧?

筆者友人常常自己努力,結果是七零八落,抄錯範本。想積極觀察又沒那麼多時間(有業務要處理),想多問問又變成麻煩事很多的菜鳥...結果是自己搞出問題,一邊問一邊搞又會拖太久。反正就是豬八戒照鏡子裡外不是人。

這個時候,EQ的重要性就出來了,原來在辦公室裡,EQ的重要性就在一旦沒有制度,沒有SOP,沒有人能真正教你正確的作法而犯錯時,EQ是用來自我解嘲或是尋求別人原諒用的。難怪EQ那麼重要,因為依現在的辦公室文化,不可能不犯錯。

2.誰能告訴你要做啥?

在辦公室裡,菜鳥的工作是不一定的。看來沒事的時候,反而是最忙的,要出體力或是其他奇奇怪怪力。一有業務在身,事情卻變的有點閒,因為要一直騷擾別人,詢問執行方式與其他該注意事項。在還不確定的時候,手上又沒有其他業務,反而可以閒閒的。

各位不知道瞭不瞭解菜鳥在辦公室生態的重點就是要「舉輕若重」或「沒事當有事」,相反的,「舉重若輕」或說是「有事當沒事」是老鳥的功能。所以阿,菜鳥的幾件事就是:a.等事情作b.等沒事時被人叫去支援做事c.等事情作到一半卡住後,人家給的後續資訊好做事d.等上司把公文批下來給你事做e.沒事裝有事做

所以啦,就如同之前教育學者常提到的,大一應該不分科,到了大二才分專業。進入小型辦公室,一開始也是不分科的,啥也要幫,還要積極去幫,才會有好評價。不過太積極去幫人,又會被人說這傢伙分不清事情的輕重緩急,這也是要注意的。

要努力作自己的事,要努力去支援別人的事,要努力積極做每件事。說也奇怪,有沒有人真的可以告訴菜鳥,到底他真要做的是啥?

3.何謂辦事能力?

常常在電視劇中看到,所謂的辦事能力強有兩種意義,一種是把可以的做到很好,另一種是把不行的喬到可行。把可以做好的辦到很好或是不零零落落地順利搞定聽起來是很正常的工作需求。然而,在目前的辦公室文化裡,常常會出現這樣的狀況:

「老大(心裡想的稱呼,原意是科長、組長、或經理),對方回答說依規定不可以OO喔」

「你不會去拜託他一下看可不可以放行,豬頭(心裡的稱呼,原意是部下)」

「老大,我問過對方,他說依規定不行ㄟ,好像我們要找別的方法了」

「你喔,就是辦事能力不足,我叫XX去,他很能變通(有辦法)的!」

「......」


然後,那個高手XX就想了辦法去凹成功了。菜鳥就繼續被罵......但是,這件事有兩個角度可以分析,如果規定真是不行,而菜鳥聽到規定真的不行,所以束手無策,或是想另尋辦法,這樣有何不對之處呢?而在規定確實不行的情況之下,高手去凹到可行,這到底是對公司好還是不好呢?通常在一間公司裡,被抓到出問題的多是老手。

為什麼呢?因為老手習慣於凹人,視規定為無物。久了之後,就會有知法犯法的行為,這是公司或說是社會所默認或是允許的。但是這種人才反而多是公司的最愛,因為他們有所謂的處理能力。

菜鳥怕死,想照規定一步步處理,結局常常是被罵因循成規,不知變通。筆者所不能理解的是,如果是對規定的不瞭解以致於犯錯或是少了東西而拖延,這絕對是菜鳥需要改進的地方。
不過,如果是因為不想違反法律(或規定),不能接受所謂的「(違法的)變通」,這樣能被歸類為「沒有辦事能力」嗎?

那這種社會化,好像是漸漸的將人拉入違法犯忌的過程。

 

臉書網友討論
發表於 2013-7-21 00:58:33 | 顯示全部樓層
哈哈,頂你了哦.  

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