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[分享] 立刻停止瞎忙!你一定要做的7件事

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發表於 2013-10-29 17:11:36 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
 
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想像一個情境︰一個透明罐裡,裝了八分滿的沙子。罐子旁邊,有好幾塊拳頭大小的石頭,上面分別貼著「準備工作專案」、「維繫家人感情」、「參加在職進修」等紙條。
你的任務,是盡可能把石頭塞進罐子,又不讓內容物過滿而溢出來。但是,填了沙子的容器空間有限,不管怎麼用力塞、調整方向,就是很難放進所有石頭。
釐清真目標,拒當時間奴隸
這種左支右絀的感覺,是不是有些熟悉?有限的罐子空間,就像我們有限的時間,石頭和沙子,代表各項日常事務。要做的事情很多,時間卻總是不夠用,這是現代人普遍面臨的處境
為了盡可能把事情做完,我們用各式各樣的便條、備忘錄、行事曆,試圖掌控、利用每一吋時間,結果卻往往無法確實執行,反而被困在擁擠的行程夾縫裡,動彈不得。
該怎麼做,才能從這樣的困境裡脫身?是設定更嚴格的時間規範,還是繼續研究怎麼加快做事速度?
對史蒂芬.柯維(Stephen Covey)而言,答案是:以上皆非。因為,著眼在「時間」和「速度」上的努力,只會迫使人繼續當時間的奴隸。他認為,真正的解答是:認清自己生命中的重要目標,然後,將這個目標,重新安排在時程表的第一位
回到前面的例子。將事情重新排序,把重要的目標放在前面,就像把罐子清空,改變放入內容物的順序:先放進石頭,接著才倒入沙子。這樣,不但石頭都放得下,而且搖晃罐子時,沙就自然流進石塊空隙中,不需要辛苦擠壓、挪動,代表大小事務,都可以輕鬆各就其位。

誤判陷阱:刻板印象及急迫性偏執
這麼簡單?其實並不簡單。因為,判斷人生目標的重要性、排定事務的順序,沒有表面看來的容易。至少有兩個難題,可能讓人誤判,而陷入時間的陷阱。
第1個難題在於:人們可能會誤解屬於自己的「重要目標」
就連柯維本人,也曾在他所組織的網路社群裡提到,自己犯過最大的錯誤之一,就是「沒有認清最重要的目標是和上帝、家人之間的關係,反而忙於不重要的事情上。」
為什麼人會誤認事情的重要性?柯維說,因為我們常以為,對自己最重要的目標,就是直覺可以想到的財富、地位、婚姻等。但從柯維的角度來看,這些追求往往是被慣例或表面矇蔽的結果,不見得是真能滿足我們的東西。而人一旦誤認了目標,這些追求就只會讓自己焦慮、失衡,無法真正驅動生命,更談不上善用時間。
真正重要的長遠目標,不一定是事業的成功,但必與人性的基本需求息息相關,是人們深切自省的結果。這樣的目標能激發力量,絕非可任意刪掉的待辦事項。唯有如此,人們花時間追求這樣的目標時,才會自然而然,而能真正提高做事的效能。
第2個難題,則是「人生處處有意外」,總會突然出現看似「緊急」的事件,打亂做事的步驟,甚至讓我們以為,這些就是重要的事情
例如,本來排定今天要整天專心撰寫年度計劃書,卻突然出現意外的訪客;或者,之前給上司的報告被退件,需要及早重交一份。

多數人在這個時候,會出現柯維稱之為「急迫性偏執」的反應:馬上丟下「重要的事」,去迎合「急迫的事」,甚至來不及好好思考,這些事是否可以稍微延後。如果長期習慣這樣的方式,甚至可能出現「急迫=重要」的錯覺,要等到事情變得急迫,才有動力專注處理
面對這樣的病徵,柯維建議,將我們每日面對的事情,以「重要」程度為縱軸,「緊急」程度作為橫軸,劃分成矩陣(見第55 頁圖表),時時檢視,是不是花了太多時間在「第三象限」(緊急但不重要)、而非真正關鍵的「第二象限」(不緊急但重要)事情?
每週用30分鐘檢視時間安排
若要更進一步,柯維建議,每週可以留30 分鐘,用以下幾個步驟,檢視並安排事務:
Step 1:確認夢想和信念
每週都重新檢視一次,現在設定的目標,是否確實就是足以放在第二象限「真正重要的目標」。你可以問自己以下問題,幫助釐清信念:
● 對我而言,人生最重要的3、4 件事是什麼?
● 我有什麼長期目標?
● 我一生中最重要的人際關係是什麼?
● 我最希望得到的感受是什麼?是平和、信心、快樂、意義,或有所貢獻?
● 如果只剩6 個月的壽命,這一週我想做什麼?
Step 2:認清角色
● 列出自己扮演的不同角色:你可能同時是公司經理、一位母親、妻子、社團成員。

● 調整心態,不要把各種不同的角色,看成搶奪自己精力的來源,而應視為互相交流的能量。例如,你對公司經營管理的心得,或可用在家務上。
● 找出一個依據自己信念的「利器」角色,作為扮演各種角色、發揮力量的共同基礎。
Step 3:找出可以和各角色配合的第二象限目標
問自己:「這一週當我扮演每一種角色時,有哪件最重要的事能產生最大效果?」並且把前一個步驟中寫下的每一個角色,都列出對應的一項重要目標。
Step 4:建立一週的決策依據
預留完整的時間區塊,給前一步驟寫下的各重要目標,接著才列入其他待辦事項。在行程安排上,預留一些彈性。
Step 5:在每一刻發揮誠信原則
每週實際執行目標時,難免出現沒有列在目標上的突發情形,也就是「急迫的事件」。這些事情可能重要、也可能不重要,所以關鍵是,不要採取直覺的反應,而是稍微停下來,冷靜判斷事情屬於哪一種。判斷時,可以提醒自己,主要是受「他人的期望」、「欲望」所影響,還是內心深處的價值觀?以確保做出正確決定。
Step 6:每週自我評估
一週結束前,問自己以下問題:
● 我完成了哪些目標?
● 我遇到哪些挑戰?
● 我做過哪些決定?
● 做決定時是否確實把重要的事列為當務之急?
柯維相信,幸福的人生,建立在良好的習慣之上。藉著每一週的「時間安排」練習,你也可以擺脫被行程追趕的惡性循環,真正做時間的主人

延伸閱讀》立刻停止瞎忙!柯維的「7個習慣」
從柯維對時間管理的看法,不難看出柯維式「成功哲學」的重要特色:不追求速成,而尋求一套從內而外,邏輯相通的生命原則。「高效能人士的7個習慣」就是他思考的精髓,分別是:
1. 主動積極:首先改變心態,不要總是認為自己「被動受限於環境」,而是問自己「能主動在環境中做什麼」。
2. 以終為始:想像、設定人生中的長遠目標,做出「使命宣言」,並且以此作為行事的方向。
3. 要事第一:即柯維對「時間管理」的觀點,重要的事,在時間規劃時就放在第一位。
4. 雙贏思維:在人際關係的思考上,理解到「互惠共榮」的關係,比「你死我活」的競爭更能解決問題。
5. 知彼解己:放下自我本位,真正試著去傾聽、理解他人,這也代表柯維對「人際溝通」的見解。
6. 統合綜效:透過對「雙贏」的認知、「溝通」的順暢,實際整合群體的力量,創造一加一大於二的效果。
7. 不斷更新:從生理、心靈、心智與社會情感4層面磨練自己,將前6個習慣執行得更好,形成正向循環。
同場加映》你工作快樂嗎?
你喜歡現在的工作嗎?每天早上你是迫不及待想要開始工作,還是非得等到最後一刻,才拖著疲憊的身體走進辦公室?
不管你相信與否,工作與快樂,確實可以同時存在,還有更多人真正樂在工作。

樂在工作不是夢
3月9日下午2點,美國第2大鋼鐵廠紐可鋼鐵(Nucor Corp.)的3位電器技術員接完電話後,急忙趕到位於阿肯色州的工廠。正在印第安那州視察的技術員麥康姆‧麥克唐諾(Malcolm McDonald)開了7小時的車,在晚上9點抵達。2小時之後,另外2位技術員搭乘飛機趕到現場。
幾個人就在工廠外的空地上搭起帳棚,和工廠的員工每20小時輪班1次,總共花了3天的時間,終於讓工廠重新恢復運作,比預期的1星期提早許多。
沒有任何一位主管要求他們這麼做,所有人都是出於自願,這就是紐可鋼鐵廠的核心優勢。他們從不認為自己只是一個作業員,而是將自己視為鋼鐵廠的擁有者。因為這群快樂工作人,使得過去5年來紐可股東的報酬率高達387%。
今年5月初,美國《商業週刊》(BusinessWeek)以紐可鋼鐵公司為主角,製作了「激勵的藝術」(The Art of Motivation)專題報導。紐可鋼鐵有何特別之處,可以讓員工如此投入工作?為何有些人對工作有如此強烈的熱情?
《熱情員工》(The Enthusiastic Employee)的作者、前賓州大學華頓商學院教授大衛‧席羅塔(David Sirota)根據多年研究工作滿意度的結果,他認為員工最希望從工作中得到以下3件事:

1. 公平(equity):被公平地對待,包括薪資獎酬或管理制度等。
2. 成就(achievements):對於自己所做的工作、所達成的成就、以及公司感到驕傲,在工作上得到應有的肯定。
3. 友誼(camaraderie):與工作夥伴保持良好的工作關係。
看似簡單,但真要達到激勵目的,卻需要縝密的制度設計與確實的執行。
你如何看待自己的工作?
確實,公平、成就、與友誼,帶給我們工作上的滿足與快樂。然而,如果你對工作總抱持負面的態度,即使擁有了以上的一切,你還是工作得不快樂。
美國紐約大學史騰管理學院教授艾米‧瑞斯尼斯基(Amy Wrzesniewski)曾進行研究,她發現一般人對工作的態度可分成3種類型:
第1種類型的人把工作當作單純的工作(job)而已,他們最在乎的是工作所帶來的金錢報酬。
第2種人則是把工作當作事業(career),這些人關心的是工作所帶來的名聲、地位與權力。
第3種類型的人把工作當作是天職(calling),他們認為自己的工作是有意義的,能對其他人造成影響或是有所貢獻。
艾米‧瑞斯尼斯基分析後發現,第3種人工作時數較長、較少犯錯,工作滿意度也較高。你可能以為這些人的工作一定非常有趣或特別。其實不然,很多人的工作都是再普通不過的基層工作。

為了找出背後原因,艾米‧瑞斯尼斯基親自訪談,對象為醫療院所的清潔人員。這些人的回答讓她非常驚訝,「他們不認為自己只是把公共空間打掃乾淨而已,他們想的是如何工作得更有效率,讓自己的部門有更好的表現,讓病人感覺更舒服,」艾米‧瑞斯尼斯基說。
每份工作都是有意義的,再怎麼平凡的工作,都可以用更有創意的方法去完成,為工作創造意義。我們不需要依靠別人給我們有意義的工作,或是藉由別人的肯定得到成就感,我們自己也可以創造。
其實很多人都太過依賴外界的肯定,沒有足夠的自信;太過在乎外在給了什麼,卻忘了改變自己的態度去思考自己從工作中得到了什麼。
或許工作環境實在是糟透了,老闆要求太不合理,難搞的同事讓你快要抓狂……總是有太多事情可以抱怨,但是你可以選擇不去理會這些周邊無關緊要的瑣事,專注在工作本身。
一旦對工作的態度有所轉變,面對工作隨之而來的壓力,你的心態也會隨之改變。
壓力並非快樂殺手
近年來討論最熱烈的職場話題就是壓力,報章雜誌不斷報導,工作不滿的最大原因來自於壓力。事實真是如此嗎?根據最新的心理學研究結果,答案恐怕讓你意想不到。
《財星》雜誌便指出,適度的壓力有助於提升工作表現,這是根據美國心理學家羅伯特‧葉爾基斯(Robert Yerkes)以及道森(J. D. Dodson)所提出的葉爾基斯─道森定律(Yerkes-Dodson Law),因為與壓力有關的荷爾蒙會提升人們的注意力,在工作上可以有更好的表現。

而且,當我們面對壓力、度過難關之後,心裡的滿足感會比沒有經歷壓力的人更強烈。因此,要能達到滿足感,就必須先承受壓力,經歷不舒服的感覺。換句話說,工作的快樂來自於完成一件複雜而困難的任務,而不是簡單輕鬆的工作。
其實壓力並非都是不好的,真正有害的是長期壓力,沒有適當的紓解。「一個人即使一天工作12小時,但如果他有方法紓解自己的壓力,也不會有任何問題,」瑞士聯邦科技學院的曼菲德‧席洛維斯基(Manfred Scheldowski)強調。
工作不是快樂的唯一來源
《科學人心智》(Scientific American Mind)季刊指出,壓力長期累積的最大原因是過度看重工作,造成生活與工作的不平衡。工作成了人生唯一的重心,放假不工作的時候,不知道可以做什麼,閒得發慌,也沒什麼朋友可以聊天。
當生活只剩下工作,沒有其他想做的事情,便缺少了紓壓的出口,壓力長期累積的結果便會發生問題。
這是為何達到生活與工作平衡如此重要的原因。然而,一般人卻有太多的誤解,總認為平衡就代表過著朝九晚五的生活,準時上下班。
平衡的真正意涵在於,你必須在工作之外找到其他快樂的來源,讓累積的壓力有宣洩的管道。

如果你沒有其他的興趣或是想做的事情,就算每天準時上下班,壓力還是存在,你並不會因此感到快樂。

現在不妨想想,每天你花多少時間在工作上?這份工作對你的意義是什麼?你得到了什麼?如果外在環境無法改變,你還是可以做些事情,享受工作的快樂。樂在工作並非遙不可及的夢想,就看你用什麼樣的心態面對你的工作。




 

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