立刻停止瞎忙！你一定要做的７件事

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想像一個情境︰一個透明罐裡，裝了八分滿的沙子。罐子旁邊，有好幾塊拳頭大小的石頭，上面分別貼著「準備工作專案」、「維繫家人感情」、「參加在職進修」等紙條。
你的任務，是盡可能把石頭塞進罐子，又不讓內容物過滿而溢出來。但是，填了沙子的容器空間有限，不管怎麼用力塞、調整方向，就是很難放進所有石頭。
釐清真目標，拒當時間奴隸
這種左支右絀的感覺，是不是有些熟悉？有限的罐子空間，就像我們有限的時間，石頭和沙子，代表各項日常事務。要做的事情很多，時間卻總是不夠用，這是現代人普遍面臨的處境。
為了盡可能把事情做完，我們用各式各樣的便條、備忘錄、行事曆，試圖掌控、利用每一吋時間，結果卻往往無法確實執行，反而被困在擁擠的行程夾縫裡，動彈不得。
該怎麼做，才能從這樣的困境裡脫身？是設定更嚴格的時間規範，還是繼續研究怎麼加快做事速度？
對史蒂芬．柯維（Stephen Covey）而言，答案是：以上皆非。因為，著眼在「時間」和「速度」上的努力，只會迫使人繼續當時間的奴隸。他認為，真正的解答是：認清自己生命中的重要目標，然後，將這個目標，重新安排在時程表的第一位。
回到前面的例子。將事情重新排序，把重要的目標放在前面，就像把罐子清空，改變放入內容物的順序：先放進石頭，接著才倒入沙子。這樣，不但石頭都放得下，而且搖晃罐子時，沙就自然流進石塊空隙中，不需要辛苦擠壓、挪動，代表大小事務，都可以輕鬆各就其位。

誤判陷阱：刻板印象及急迫性偏執
這麼簡單？其實並不簡單。因為，判斷人生目標的重要性、排定事務的順序，沒有表面看來的容易。至少有兩個難題，可能讓人誤判，而陷入時間的陷阱。
第1個難題在於：人們可能會誤解屬於自己的「重要目標」。
就連柯維本人，也曾在他所組織的網路社群裡提到，自己犯過最大的錯誤之一，就是「沒有認清最重要的目標是和上帝、家人之間的關係，反而忙於不重要的事情上。」
為什麼人會誤認事情的重要性？柯維說，因為我們常以為，對自己最重要的目標，就是直覺可以想到的財富、地位、婚姻等。但從柯維的角度來看，這些追求往往是被慣例或表面矇蔽的結果，不見得是真能滿足我們的東西。而人一旦誤認了目標，這些追求就只會讓自己焦慮、失衡，無法真正驅動生命，更談不上善用時間。
真正重要的長遠目標，不一定是事業的成功，但必與人性的基本需求息息相關，是人們深切自省的結果。這樣的目標能激發力量，絕非可任意刪掉的待辦事項。唯有如此，人們花時間追求這樣的目標時，才會自然而然，而能真正提高做事的效能。
第2個難題，則是「人生處處有意外」，總會突然出現看似「緊急」的事件，打亂做事的步驟，甚至讓我們以為，這些就是重要的事情。
例如，本來排定今天要整天專心撰寫年度計劃書，卻突然出現意外的訪客；或者，之前給上司的報告被退件，需要及早重交一份。

多數人在這個時候，會出現柯維稱之為「急迫性偏執」的反應：馬上丟下「重要的事」，去迎合「急迫的事」，甚至來不及好好思考，這些事是否可以稍微延後。如果長期習慣這樣的方式，甚至可能出現「急迫＝重要」的錯覺，要等到事情變得急迫，才有動力專注處理。
面對這樣的病徵，柯維建議，將我們每日面對的事情，以「重要」程度為縱軸，「緊急」程度作為橫軸，劃分成矩陣（見第55 頁圖表），時時檢視，是不是花了太多時間在「第三象限」（緊急但不重要）、而非真正關鍵的「第二象限」（不緊急但重要）事情？
每週用30分鐘檢視時間安排
若要更進一步，柯維建議，每週可以留30 分鐘，用以下幾個步驟，檢視並安排事務：
Step 1：確認夢想和信念
每週都重新檢視一次，現在設定的目標，是否確實就是足以放在第二象限「真正重要的目標」。你可以問自己以下問題，幫助釐清信念：
● 對我而言，人生最重要的3、4 件事是什麼？
● 我有什麼長期目標？
● 我一生中最重要的人際關係是什麼？
● 我最希望得到的感受是什麼？是平和、信心、快樂、意義，或有所貢獻？
● 如果只剩6 個月的壽命，這一週我想做什麼？
Step 2：認清角色
● 列出自己扮演的不同角色：你可能同時是公司經理、一位母親、妻子、社團成員。

● 調整心態，不要把各種不同的角色，看成搶奪自己精力的來源，而應視為互相交流的能量。例如，你對公司經營管理的心得，或可用在家務上。
● 找出一個依據自己信念的「利器」角色，作為扮演各種角色、發揮力量的共同基礎。
Step 3：找出可以和各角色配合的第二象限目標
問自己：「這一週當我扮演每一種角色時，有哪件最重要的事能產生最大效果？」並且把前一個步驟中寫下的每一個角色，都列出對應的一項重要目標。
Step 4：建立一週的決策依據
預留完整的時間區塊，給前一步驟寫下的各重要目標，接著才列入其他待辦事項。在行程安排上，預留一些彈性。
Step 5：在每一刻發揮誠信原則
每週實際執行目標時，難免出現沒有列在目標上的突發情形，也就是「急迫的事件」。這些事情可能重要、也可能不重要，所以關鍵是，不要採取直覺的反應，而是稍微停下來，冷靜判斷事情屬於哪一種。判斷時，可以提醒自己，主要是受「他人的期望」、「欲望」所影響，還是內心深處的價值觀？以確保做出正確決定。
Step 6：每週自我評估
一週結束前，問自己以下問題：
● 我完成了哪些目標？
● 我遇到哪些挑戰？
● 我做過哪些決定？
● 做決定時是否確實把重要的事列為當務之急？
柯維相信，幸福的人生，建立在良好的習慣之上。藉著每一週的「時間安排」練習，你也可以擺脫被行程追趕的惡性循環，真正做時間的主人。

延伸閱讀》立刻停止瞎忙！柯維的「7個習慣」
從柯維對時間管理的看法，不難看出柯維式「成功哲學」的重要特色：不追求速成，而尋求一套從內而外，邏輯相通的生命原則。「高效能人士的7個習慣」就是他思考的精髓，分別是：
1. 主動積極：首先改變心態，不要總是認為自己「被動受限於環境」，而是問自己「能主動在環境中做什麼」。
2. 以終為始：想像、設定人生中的長遠目標，做出「使命宣言」，並且以此作為行事的方向。
3. 要事第一：即柯維對「時間管理」的觀點，重要的事，在時間規劃時就放在第一位。
4. 雙贏思維：在人際關係的思考上，理解到「互惠共榮」的關係，比「你死我活」的競爭更能解決問題。
5. 知彼解己：放下自我本位，真正試著去傾聽、理解他人，這也代表柯維對「人際溝通」的見解。
6. 統合綜效：透過對「雙贏」的認知、「溝通」的順暢，實際整合群體的力量，創造一加一大於二的效果。
7. 不斷更新：從生理、心靈、心智與社會情感4層面磨練自己，將前6個習慣執行得更好，形成正向循環。
同場加映》你工作快樂嗎？
你喜歡現在的工作嗎？每天早上你是迫不及待想要開始工作，還是非得等到最後一刻，才拖著疲憊的身體走進辦公室？
不管你相信與否，工作與快樂，確實可以同時存在，還有更多人真正樂在工作。

樂在工作不是夢
3月9日下午2點，美國第2大鋼鐵廠紐可鋼鐵（Nucor Corp.）的3位電器技術員接完電話後，急忙趕到位於阿肯色州的工廠。正在印第安那州視察的技術員麥康姆‧麥克唐諾（Malcolm McDonald）開了7小時的車，在晚上9點抵達。2小時之後，另外2位技術員搭乘飛機趕到現場。
幾個人就在工廠外的空地上搭起帳棚，和工廠的員工每20小時輪班1次，總共花了3天的時間，終於讓工廠重新恢復運作，比預期的1星期提早許多。
沒有任何一位主管要求他們這麼做，所有人都是出於自願，這就是紐可鋼鐵廠的核心優勢。他們從不認為自己只是一個作業員，而是將自己視為鋼鐵廠的擁有者。因為這群快樂工作人，使得過去5年來紐可股東的報酬率高達387％。
今年5月初，美國《商業週刊》（BusinessWeek）以紐可鋼鐵公司為主角，製作了「激勵的藝術」（The Art of Motivation）專題報導。紐可鋼鐵有何特別之處，可以讓員工如此投入工作？為何有些人對工作有如此強烈的熱情？
《熱情員工》（The Enthusiastic Employee）的作者、前賓州大學華頓商學院教授大衛‧席羅塔（David Sirota）根據多年研究工作滿意度的結果，他認為員工最希望從工作中得到以下3件事：

1. 公平（equity）：被公平地對待，包括薪資獎酬或管理制度等。
2. 成就（achievements）：對於自己所做的工作、所達成的成就、以及公司感到驕傲，在工作上得到應有的肯定。
3. 友誼（camaraderie）：與工作夥伴保持良好的工作關係。
看似簡單，但真要達到激勵目的，卻需要縝密的制度設計與確實的執行。
你如何看待自己的工作？
確實，公平、成就、與友誼，帶給我們工作上的滿足與快樂。然而，如果你對工作總抱持負面的態度，即使擁有了以上的一切，你還是工作得不快樂。
美國紐約大學史騰管理學院教授艾米‧瑞斯尼斯基（Amy Wrzesniewski）曾進行研究，她發現一般人對工作的態度可分成3種類型：
第1種類型的人把工作當作單純的工作（job）而已，他們最在乎的是工作所帶來的金錢報酬。
第2種人則是把工作當作事業（career），這些人關心的是工作所帶來的名聲、地位與權力。
第3種類型的人把工作當作是天職（calling），他們認為自己的工作是有意義的，能對其他人造成影響或是有所貢獻。
艾米‧瑞斯尼斯基分析後發現，第3種人工作時數較長、較少犯錯，工作滿意度也較高。你可能以為這些人的工作一定非常有趣或特別。其實不然，很多人的工作都是再普通不過的基層工作。

為了找出背後原因，艾米‧瑞斯尼斯基親自訪談，對象為醫療院所的清潔人員。這些人的回答讓她非常驚訝，「他們不認為自己只是把公共空間打掃乾淨而已，他們想的是如何工作得更有效率，讓自己的部門有更好的表現，讓病人感覺更舒服，」艾米‧瑞斯尼斯基說。
每份工作都是有意義的，再怎麼平凡的工作，都可以用更有創意的方法去完成，為工作創造意義。我們不需要依靠別人給我們有意義的工作，或是藉由別人的肯定得到成就感，我們自己也可以創造。
其實很多人都太過依賴外界的肯定，沒有足夠的自信；太過在乎外在給了什麼，卻忘了改變自己的態度去思考自己從工作中得到了什麼。
或許工作環境實在是糟透了，老闆要求太不合理，難搞的同事讓你快要抓狂……總是有太多事情可以抱怨，但是你可以選擇不去理會這些周邊無關緊要的瑣事，專注在工作本身。
一旦對工作的態度有所轉變，面對工作隨之而來的壓力，你的心態也會隨之改變。
壓力並非快樂殺手
近年來討論最熱烈的職場話題就是壓力，報章雜誌不斷報導，工作不滿的最大原因來自於壓力。事實真是如此嗎？根據最新的心理學研究結果，答案恐怕讓你意想不到。
《財星》雜誌便指出，適度的壓力有助於提升工作表現，這是根據美國心理學家羅伯特‧葉爾基斯（Robert Yerkes）以及道森（J. D. Dodson）所提出的葉爾基斯─道森定律（Yerkes-Dodson Law），因為與壓力有關的荷爾蒙會提升人們的注意力，在工作上可以有更好的表現。

而且，當我們面對壓力、度過難關之後，心裡的滿足感會比沒有經歷壓力的人更強烈。因此，要能達到滿足感，就必須先承受壓力，經歷不舒服的感覺。換句話說，工作的快樂來自於完成一件複雜而困難的任務，而不是簡單輕鬆的工作。
其實壓力並非都是不好的，真正有害的是長期壓力，沒有適當的紓解。「一個人即使一天工作12小時，但如果他有方法紓解自己的壓力，也不會有任何問題，」瑞士聯邦科技學院的曼菲德‧席洛維斯基（Manfred Scheldowski）強調。
工作不是快樂的唯一來源
《科學人心智》（Scientific American Mind）季刊指出，壓力長期累積的最大原因是過度看重工作，造成生活與工作的不平衡。工作成了人生唯一的重心，放假不工作的時候，不知道可以做什麼，閒得發慌，也沒什麼朋友可以聊天。
當生活只剩下工作，沒有其他想做的事情，便缺少了紓壓的出口，壓力長期累積的結果便會發生問題。
這是為何達到生活與工作平衡如此重要的原因。然而，一般人卻有太多的誤解，總認為平衡就代表過著朝九晚五的生活，準時上下班。
平衡的真正意涵在於，你必須在工作之外找到其他快樂的來源，讓累積的壓力有宣洩的管道。

如果你沒有其他的興趣或是想做的事情，就算每天準時上下班，壓力還是存在，你並不會因此感到快樂。

現在不妨想想，每天你花多少時間在工作上？這份工作對你的意義是什麼？你得到了什麼？如果外在環境無法改變，你還是可以做些事情，享受工作的快樂。樂在工作並非遙不可及的夢想，就看你用什麼樣的心態面對你的工作。